Digitalizzazione dei processi amministrativi

Digitalizzazione dei processi amministrativi - PA digitale | Sygest Srl

L’evoluzione del processo di digitalizzazione della PA

L’arrivo della pandemia di Covid-19 ha fatto emergere un’esigenza imperativa sia per le aziende private che per la Pubblica Amministrazione, costringendo tali enti a studiare dei processi che superano la possibilità di contatto fra le persone, ossia il poter fare le cose a distanza.

La digitalizzazione dei processi amministrativi della PA è passata quindi dall’essere un tentativo di semplificazione e di riorganizzazione a una vera e propria necessità per continuare l’operatività, iniziando proprio dalla digitalizzazione dei documenti nella Pubblica Amministrazione.

Continuando a percorrere la strada già intrapresa verso l’evoluzione del processo di digitalizzazione della PA, il nuovo Governo sta mostrando la volontà di proseguire sulla strada del rinnovamento verso il Digitale. Con la formazione del Governo Draghi, è stato nominato il Ministro senza portafoglio per l’innovazione tecnologica e la transizione digitale, Vittorio Colao, con la delega a esercitare le funzioni spettanti in materia al Presidente del Consiglio.

Tra i primi atti del nuovo Governo vi è stata l’adozione del decreto-legge 1° marzo 2021, n. 22 che interviene anche sulle funzioni del Governo in materia di innovazione tecnologica e transizione digitale puntando a una più profonda digitalizzazione dei processi amministrativi, prevedendo che il Presidente del Consiglio promuova, indirizzi e coordini l’azione del Governo in diverse materie, tra cui la strategia italiana per la banda ultra-larga, la digitalizzazione delle pubbliche amministrazioni e delle imprese e le infrastrutture digitali materiali e immateriali.

La digitalizzazione, innovazione e sicurezza nella PA è una delle tre componenti della Missione n. 1 del Piano denominata “Digitalizzazione, innovazione, competitività e cultura”.

Già con la legge di bilancio 2020 erano state previste diverse misure volte a promuovere e valorizzare l’informatizzazione della pubblica amministrazione.

 

I passi importanti nel procedimento di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione

In sede parlamentare è in corso di esame una proposta di legge volta a potenziare l’utilizzo della carta di identità elettronica (CIE) come strumento di accertamento dell’identità del cittadino e di accesso del cittadino stesso ai servizi in rete.

Le priorità per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione sono coerenti con le ambizioni del EU Digital Compass 2030 e si trovano all’interno del PNRR (Piano Nazionale per la Ripresa e la Resilienza); tra le principali iniziative previste: banda ultra-larga, Cloud PA, identità e domicilio digitale, interoperabilità dei dati per i servizi online ai cittadini, piattaforme di notifica digitali e cybersecurity.

Ma in Italia c’è ancora molto da fare per il rinnovamento tecnologico della PA ed esistono tuttora veri e propri ostacoli per una vera e completa digitalizzazione dei processi amministrativi: il Paese si trascina da tempo problemi in termini di governance, di coordinamento tra gli uffici pubblici, di scollamento tra i diversi enti, oltre a una scarsa competenza dei cittadini.

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Front-end Unico

Front-end Unico - Umbria Digitale | Sygest Srl

Front-end Unico per la presentazione delle istanze

Sygest supporta Regioni, Province Autonome e le rispettive società in house nel processo di digitalizzazione, assicura pieno supporto alla riorganizzazione interna della Pubblica Amministrazione, nel pieno rispetto degli obblighi normativi garantendo servizi evoluti a cittadini e imprese.

La Regione Umbria da anni si sta muovendo sia per la creazione di un ambiente di presentazione istanze generico per qualunque procedimento, che per implementare specifici procedimenti.

Sin dal 2016, su iniziativa della Regione Umbria e grazie alla sinergia tra Sygest e Umbria Digitale, ha preso vita il progetto Front-end Unico della Regione Umbria: piattaforma web per la presentazione delle istanze.

Il progetto va incontro ad un elemento inconfutabile che caratterizza la nostra realtà: una metamorfosi della comunicazione, che ha investito anche i modelli di relazione tra Pubblica Amministrazione e cittadino. Per questo la comunicazione pubblica sta vivendo una nuova fase evolutiva. L’obbiettivo è quello di operare e guidare questa complessa trasformazione sociale che vede protagonisti una pubblica amministrazione in continua evoluzione e un cittadino che esige nuovi coinvolgimenti.

C’è bisogno di trasparenza, di interoperabilità e la digitalizzazione dei servizi è un grande strumento da sfruttare per sviluppare un nuovo modello di comunicazione della pubblica amministrazione cittadino-centrica.

Il Front-end Unico è la piattaforma unica per la presentazione delle istanze. È una web application responsive, utilizzabile quindi da diversi dispositivi (desktop e/o mobile). L’applicativo è organizzato per sezioni (uffici o aree tematiche) e permette di adeguare il tema al sito web dell’ente. Questo prodotto nasce da una prima fase di analisi, durante la quale sono state studiate le istanze per capire ciò che le accomunava e ciò che le rendeva peculiari.

Le principali caratteristiche della piattaforma sono:

  • conformità alle linee guida di design per i siti web della PA;
  • integrazione con SPID e PagoPA;
  • compilazione istanze con modalità uniformi e standard;
  • unicità del sistema documentale e del modello dati (trasparenza, disponibilità e tracciabilità);
  • integrazione con back-end verticali e colloquio mediante interfacce a servizi verso diversi sistemi.

La piattaforma presenta un’interfaccia unica e intuitiva per tutte le operazioni, è accessibile dai vari browser e dai vari dispositivi per essere fruibile da chiunque e dovunque.

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Modulistica digitale

Modulistica digitale interattiva - gestione istanze online | Sygest Srl

Modulistica digitale interattiva: continua la collaborazione tra Sygest, il Comune di Parma e la società partecipata It.City S.p.a.

Dopo la riorganizzazione dello SUAPE si punta a completare la trasformazione verso il digitale

Dal 2017 il Comune di Parma utilizza la soluzione cloud sviluppata da Sygest per la gestione delle istanze, basata su tecnologia Adobe, in grado di generare modulistica digitale interattiva.

Grazie a questa soluzione è possibile gestire in modo automatico le comunicazioni tra Comune e cittadino, relative a ogni singola istanza. Attraverso la modulistica digitale, l’utente può infatti compilare tutti i moduli necessari e pubblicarli sul portale del Comune, in formato PDF. Il progetto ha coinvolto, oltre al Comune di Parma, la società partecipata It.City e Sygest.

Cittadini e imprese ora hanno a disposizione un vero e proprio sportello virtuale, attraverso cui è possibile aprire pratiche, richiedere servizi ed effettuare dichiarazioni. L’utenza, invece di recarsi fisicamente presso lo sportello dell’ente può, attraverso il portale, accedere alla modulistica digitale. Questo tipo di servizio basato sulla documentazione online annulla i rischi derivati da imprecisioni ed errori; la coerenza dei dati digitati dagli utenti è infatti controllata preventivamente dal sistema.

Dopo la riorganizzazione dello SUAPE (sportello unico per attività produttive ed edilizia), con conseguente spegnimento dei canali cartacei e PEC, si punta a completare la trasformazione orientata alla modulistica digitale per una maggiore efficacia delle procedure ed una riduzione dei tempi.

L’obiettivo è quello di veicolare tutte le operazioni sulle piattaforme digitali, con conseguente gestione delle stesse all’interno degli applicativi di back office, come la Piattaforma dedicata ai servizi online per le pratiche sismiche e la Piattaforma dedicata ai servizi online per le pratiche edilizie.

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Accessibilità dei siti web

Accessibilità dei siti web PA - AgID | Sygest Srl

Accessibilità dei siti web della PA: le iniziative di AgID

L’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) ha attivato una serie di attività destinate alla Pubblica Amministrazione, chiamate ad adeguarsi alla direttiva europea 2016/2102, che puntano a promuovere l’accessibilità dei siti web e delle App mobile degli Enti pubblici.

Tale direttiva introduce le nuove regolamentazioni per la PA, che dovranno essere prese in considerazione entro il 23 settembre 2018.

Per accessibilità dei siti web si intende la capacità del sistema informatico di erogare servizi e fornire tutte le informazioni in modo fruibile, senza discriminazioni, anche da parte di coloro che a causa di disabilità necessitano di tecnologie assistite o con particolari configurazioni (Art. 2, comma a, Legge 4/2004).

Il tema dell’accessibilità dei siti web, e più in generale delle soluzioni software web-based, abbraccia dunque una serie di aspetti che vengono valutati in fasi di sviluppo: layout e contenuto (visual e content), la struttura (develop) e il comportamento.

In base alla normativa, tutti gli utenti devono poter usufruire pienamente di tutti i vantaggi derivanti dall’utilizzo di soluzioni software, siti web, app mobile ed ogni altro servizio elettronico offerto dalla Pubblica Amministrazione, senza alcuna limitazione dovuta a caratteristiche fisiche, ambientali e tecnologiche.

Per questo motivo l’AgID ha predisposto delle iniziative di formazione mirate, con l’intento di fornire uno strumento di supporto indispensabile per la PA, al fine di favorire l’accessibilità dei siti web (che devono già rispettare i requisiti tecnici sono riportati nell’Allegato A del Decreto Ministeriale 8 luglio 2005 e successive modifiche), allineandoli alla nuova regolamentazione.

Sempre su questo tema, lo scorso 8 maggio AgID ha organizzato a Roma un workshop, aperto alle Pubbliche Amministrazioni e agli sviluppatori web, per fare un po’ il punto della situazione sull’accessibilità dei siti web e per presentare il progetto europeo “WADcher”, finalizzato al miglioramento degli strumenti di valutazione di usabilità.

Sul sito di AgID sono presenti delle linee guida dettagliate che spiegano in che modo favorire l’accessibilità di un contenuto digitale: clicca qui.

La Direttiva europea prevede, tra gli altri, la presenza di un servizio di feedback per dare la possibilità agli utenti di notificare alla PA un qualsiasi malfunzionamento del sito web o dell’App mobile, dando la possibilità di chiedere informazioni, servizi e documenti, che dovranno poi essere forniti con le adeguate tempistiche.

 

MAXPA – Prodigi: le soluzioni Sygest per la PA

Per quanto concerne la Pubblica Amministrazione, Sygest ha sviluppato dei software per la gestione dei procedimenti digitali, identificate all’interno della suite chiamata PRODIGI.

Le soluzioni Sygest si differenziano dalle altre per l’approccio adottato nello sviluppo orientato alla gestione nativa digitale dei procedimenti; inoltre, sono state sviluppate con l’intento di favorire l’accessibilità dei contenuti e rendere fruibili e a misura di cittadino i servizi web della PA.

I documenti nascono in digitale e vengono gestiti in tutto il loro iter in digitale, senza dover seguire la trasposizione digitale dell’iter analogico: in questo modo si possono sfruttare tutti i vantaggi di un vero e proprio procedimento digitale.

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Modulistica digitale interattiva

Modulistica digitale interattiva - gestione del workflow dei procedimenti | Sygest

Modulistica digitale interattiva e gestione del workflow dei procedimenti

In questo articolo parliamo del progetto nato dalla collaborazione tra l‘Università del Piemonte Orientale e Sygest riguardante la generazione di modulistica digitale interattiva e la gestione del workflow dei procedimenti.

La situazione iniziale prevedeva che, per sottomettere un’istanza all’Università del Piemonte Orientale, l’utente doveva:

  1. scaricare, stampare e compilare manualmente un modulo PDF non interattivo;
  2. consegnare il modulo compilato allo sportello o all’ufficio di competenza.

La compilazione manuale dell’istanza comportava tutti gli inconvenienti del caso come: la possibilità di inserire dati erronei e incompleti o quella di consegnare allo sportello una versione non più appropriata dell’istanza.

La soluzione realizzata da Sygest ha invece permesso all’ente di erogare un servizio davvero efficiente ed efficace sotto tutti i punti di vista, in grado di agevolare la relazione ente-utente e di ridurre le tempistiche e i costi di gestione della documentazione.

 

Modulistica digitale interattiva: il case history

La collaborazione tra l’Università del Piemonte Orientale e Sygest ha condotto e condurrà allo sviluppo e all’implementazione di interessanti servizi riguardanti la gestione della modulistica digitale interattiva.

Modulo Trasferimenti

    Il Modulo Trasferimenti si rivolge a tutti quegli utenti che desiderino trasferirsi da un corso di laurea erogato da un altro istituto universitario a un corso di laurea erogato da Università del Piemonte Orientale.

    La compilazione e l’invio del modulo di richiesta trasferimento da parte dell’utente avvia un processo di rilascio automatico (approvato dall’ufficio preposto dell’ente) di un documento contenente l’elenco degli esami approvati, rifiutati o da integrare.

Il Modulo Iscrizione Corsi

    Il Modulo Iscrizione Corsi, tutt’ora in fase di lavorazione, si prefigge di soddisfare le esigenze di utenti che desiderano accedere a corsi post-laurea di formazione e aggiornamento, erogati da Università del Piemonte Orientale.

    Accedendo al portale di Università del Piemonte Orientale, l’utente potrà scaricare e compilare un modulo che richiama, tramite web service, la banca di riferimento dell’ente, creando uno IUV.

    Quindi, attraverso EASY (un software di gestione della contabilità) si determina una posizione debitoria dell’utente, che potrà effettuare il pagamento attraverso il portale di PagoPA oppure scaricando un bollettino da pagare poi in banca, alla posta o tramite altri operatori autorizzati.

Slide complete del Case-History


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