Autenticazione, archiviazione, firma digitale e protezione dei dati: esperienze di successo al convegno Il PDF ambientato nel XVI secolo
Contratti, ordini, fatture, atti con valore legale, comunicazioni riservate, pratiche amministrative: documenti prodotti, firmati, autenticati, archiviati e protetti con pochi click. Queste le opportunità offerte dall’era digitale, opportunità accessibili e praticabili fin d’ora, illustrate al convegno “Il PDF ambientato nel XVI secolo”, tenutosi l’11 aprile a Parma al Monastero delle Orsoline.
Guarda gli argomenti trattati nel convegno
Protagonista dell’appuntamento, organizzato da Sygest srl per illustrare tutte le potenzialità della tecnologia PDF, il Paperless office: un ufficio senza carta, dove le pratiche interne sono più veloci, le procedure più snelle, i documenti elettronici sono prodotti al momento, firmati, archiviati e hanno valore legale, gli ordini compilati e chiusi direttamente dal proprio tablet. A partire dalla stessa registrazione al convegno, effettuata rigorosamente su touch screen con firma digitale. Per finire con la visita al Monastero, condotta da una guida virtuale: una App espressamente creata per l’occasione che i partecipanti hanno potuto scaricare sui loro dispositivi mobili.
Il presidente di Sygest srl. Artemio Bisaschi ha introdotto i lavori: “Abbiamo voluto proiettare il futuro che stiamo creando grazie alle nuove tecnologie”, ha detto “e abbiamo scelto un ambiente così suggestivo per rimarcare il contrasto con il passato, che tuttavia non può essere del tutto abbandonato. Le innovazioni tecnologiche ci porteranno a una dematerializzazione sempre più spinta dei documenti, ma non potranno prescindere dal legame con le abitudini tradizionali: un modulo pdf in fondo si presenta come il vecchio foglio di carta, ma posso firmarlo con una penna elettronica e farlo interagire con altri moduli”.
Un futuro che è già presente per alcune realtà pubbliche e private, che hanno descritto le loro scelte all’avanguardia nei campi della digitalizzazione, della firma elettronica avanzata, della sicurezza documentale e dell’elaborazione dati.
Come Gea Procomac, azienda con sede a Sala Baganza che progetta, realizza e installa linee di imbottigliamento. Fausto Vignali, Responsabile ricambi, ha presentato una soluzione per generare in automatico i Manuali per la vendita delle parti di ricambio in PDF, partendo direttamente dai modelli progettati in CAD. Il risultato finale è un manuale ricambi in formato pdf dinamico, aggiornabile e gestibile in tempo reale anche da dispositivi Mobile, con contenuti interattivi che consentono al tecnico e al cliente di inserire le parti di ricambio desiderate in un ordine, di inviarlo via mail tramite qualunque dispositivo e integrarlo con il software aziendale, riducendo drasticamente gli errori di compilazione e ottimizzando i tempi e i costi di gestione. Di più: il software è in grado di monitorare i tempi medi di usura dei pezzi e di segnalare in automatico quando è necessaria la manutenzione o la sostituzione.
Ha puntato sulla dematerializzazione L’Amministrazione regionale della Valle d’Aosta, che alcuni anni fa ha avviato un progetto di digitalizzazione della produzione di atti amministrativi. Il dirigente dei sistemi informativi Giorgio Consol ha spiegato che l’adozione del formato PDF ha consentito di farlo nel rispetto della normativa, risolvendo anche diverse problematiche come quella degli atti multifirma con diversi livelli di responsabilità, con un risparmio del 75% sul consumo di carta. Tutto ciò grazie a una tecnologia facile da usare, che riproduce fedelmente l’utilizzo della carta, e che oggi può essere ceduta in riuso ad altre amministrazioni che volessero seguire la stessa strada.
La Emmegi Spa, multinazionale con sede in provincia di Modena attiva nella progettazione e produzione di sistemi per la lavorazione di profilati in Alluminio e PVC, ha invece investito nella sicurezza documentale, per proteggere documenti tecnici (manuali 3D) e commerciali riservati dal rischio di fuga o sottrazione indebita. Grazie alla tecnologia PDF, ha riportato Marco Ferrari, Responsabile dei sistemi informativi, è stato creato un sistema di accessi personalizzati che concede a utenti diversi differenti modalità di accesso ai documenti, controlla come, quando e quanto vengono utilizzati e ne programma addirittura l’autodistruzione nel caso rilevi irregolarità.
Il progetto di digitalizzazione della modulistica avviato dall’Ulss 20 di Verona, ha raccontato Andrea Oliani Responsabile dei sistemi informativi, consente all’utente di fare richiesta online per prenotare alcuni servizi (come il rinnovo patenti speciali o le visite fiscali) senza doversi recare allo sportello. L’utente può prenotare direttamente da casa compilando online un modulo PDF, che il sistema processa istantaneamente, protocollandolo in automatico e aprendo una pratica nell’ufficio di competenza. Questo consente all’utente di evitare spostamenti e attese, e all’ente di ridurre i margini di errore, ottimizzare i tempi e ridurre il consumo di carta.