Fabbrica 4.0: l’importanza del piano di progetto nell’era digitale
Nel moderno contesto aziendale, caratterizzato da una continua e serrata competizione a livello globale, le imprese devono imparare a fare sistema, non solo da un punto di vista strategico ma anche prettamente lavorativo ed è qui che entra prepotentemente in gioco il piano di progetto.
Come sottolineato più volte dalla Fabbrica 4.0, il livello di innovazione costringe oggi le aziende ad interrogarsi sulle iniziative digitali da intraprendere. Molti settori sono oggetto di cambiamenti e nuove sfide dovute alla diffusione di: dispositivi mobile di ultima generazione, sistemi cloud in grado di raccogliere un grande volume di dati e soluzioni software all’avanguardia.
Gli investimenti possono essere molto rilevanti a fronte di risultati che non trovano né realizzazione economica nell’immediato, né certezza di ritorni positivi. Diviene quindi cruciale per le aziende la fase stesura di un piano di progetto che dia le basi perseguire traguardi importanti.
Piano di progetto: guida ai criteri di pianificazione
Ogni qual volta si realizza un progetto occorre sempre stabilire a monte quali sono le variabili da prendere in considerazione e gli attori da coinvolgere. Senza un efficace piano di progetto (o piano di project management) la probabilità che un progetto possa fallire sul nascere o che non riesca a centrare tutti i suoi obiettivi è molto alta.
Qualunque sia la dimensione del progetto in esame, il piano di progetto costituirà la “rotta” da seguire, ovvero il punto di riferimento (baseline) rispetto al quale calcolare gli scostamenti ed individuare gli interventi correttivi in corso d’opera, in modo che tutto rimanga in linea con le attese degli stakeholder. In assenza di un piano di progetto non sarà invece possibile monitorare continuamente il progetto ed eventualmente ripianificarlo alla luce dell’andamento reale delle attività.
La perfetta conoscenza delle problematiche del cliente non costituisce una condizione sufficiente a garantire il successo di una soluzione progettuale. Diventa indispensabile considerare il contributo delle tecnologie, non solo come strumenti attuativi, ma anche come opportunità utili per individuare altri possibili sviluppi e scenari.
Come predisporre un piano di progetto operativo: approccio proposto
Per predisporre un piano di progetto operativo è indispensabile classificare in maniera uniforme tutte le singole attività, confrontare i diversi strumenti a disposizione, favorirne il loro riutilizzo e verificare lo stadio di evoluzione del progetto. Lo schema che viene proposto di seguito classifica le attività in 15 tipologie, accorpandole in 4 fasi: preparazione e avvio del progetto, analisi e riprogettazione dei processi, realizzazione del progetto informatico e verifica dei risultati.
Fase 1: Preparazione e avvio del progetto (project set up)
La fase di preparazione e di avvio è sicuramente la più delicata in quanto comprende una serie di attività che non possono essere modificate successivamente e dalla cui riuscita dipende il buon esito del progetto. Queste attività sono:
- Sensibilizzazione: per i decisori, dirigenti, funzionari e per tutta la struttura coinvolta nel cambiamento dei processi
- Pianificazione: ovvero la definizione del piano operativo e dei documenti di progetto.
- Atti preparatori: delibere e atti costitutivi del gruppo di lavoro.
- Programmazione: è la prima bozza di progetto, con l’analisi iniziale e la definizione degli obiettivi specifici e misurabili.
Fase 2: Analisi e riprogettazione dei processi (BPR)
La fase di analisi e riprogettazione dei processi, detta anche Business Process Rengineering (BPR) prevede le seguenti azioni:
- Rilevazione stato attuale: raccolta ed organizzazione dei dati.
- Analisi: dei processi esistenti, delle esigenze di revisione, delle criticità ed opportunità.
- Riorganizzazione del processo: proposte di riorganizzazione dei processi.
- Decisioni: definizione dell’architettura finale.
Fase 3: Realizzazione del progetto informatico
Questa fase viene considerata la più critica di tutte e comprende:
- Studio di fattibilità: ossia la valutazione di possibili alternative, comprensive di funzionalità e costi.
- Capitolato: predisposizione capitolato tecnico, schema di contratto, gara.
- Realizzazione: prevede l’esecuzione del progetto e di test su unità opportunamente selezionate.
- Diffusione: messa a disposizione del nuovo sistema.
Fase 4: Verifica dei risultati
La fase di verifica dei risultati dà la possibilità di monitorare, analizzare ed integrare tutti i risultati ottenuti, attraverso le seguenti attività:
- Test: monitoraggio delle attività poste in essere
- Scostamenti: individuazione aree miglioramento e interventi correttivi
- Manutenzione e gestione: con riesame e interventi periodici
Per ottenere maggiori risultati attraverso un piano di progetto è sempre consigliabile creare un gruppo di lavoro congiunto in modo da ottimizzare il mix di competenze tra soggetti appartenenti alla medesima organizzazione ed altri, siano essi partner commerciali, fornitori o clienti.
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